¿POR QUÉ USAR UNA PLATAFORMA TECNOLÓGICA DE GESTIÓN DE CONDOMINIO?

Marcelo Hurtado

2016/03/22

El objetivo de un sistema de administración para condominios es el de gestionar y preservar el mantenimiento del lugar de forma correcta, pues facilita el control y pago de gastos fijos, promueve el pago puntual de las cuotas, crea conciencia entre los vecinos y genera datos que ayudan a tomar decisiones.

Una de las principales ventajas de esta opción es que las decisiones pueden ser tomadas en conjunto por todos los residentes, o por una empresa de administración externa, pero con la claridad suficiente de que los involucrados pueden dar seguimiento a los movimientos y pagos realizados, como estados de cuenta, enviar quejas, reservar instalaciones, etc.

Cuando el sistema integra módulos más completos, permite administrar a los proveedores de servicios como jardinería o seguridad, o permite generar reportes sobre los presupuestos y cobranza.

Al contar con un software de gestión para residenciales, los encargados de la administración optimizarán sus actividades, mejorando la organización de los datos de uno o más condominios. Los resultados que genera el sistema deben permitir obtener una visión total de los movimientos del lugar y, a su vez, descubrir los puntos claves que mejoran los costos de los servicios y la convivencia entre residentes.

Cabe señalar que el sistema siempre generara información de acuerdo a como se la vaya ingresando, por lo que para que el sistema funcione a capacidad total, es necesario tener un operador confiable y con la suficiente disciplina para usar el sistema. Además de que como lo explicamos el sistema es una herramienta para mejorar la eficiencia, mejora la productividad y aumenta la toma de decisiones confiables y claras para el condominio.

Un sistema tecnológico, ayuda también a mitigar los problemas de confrontaciones en las cobranzas, esto sin importar quien sea la persona a cargo de la administración, siempre tenemos vecinos que tienen diferente opiniones que causan molestias a la hora de ejercer este trabajo, por ello enfocados en la buena vecindad las plataformas de gestión logran mejorar y mitigar este tipo de inconvenientes.

En resumen, si quieres un aumento de la productividad, agilidad, eficiencia, mitigación de problemas, control de ingresos y egresos, control de proveedores, la mejor opción es tener entre tus herramientas de gestión una plataforma tecnológica.

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4 Ventajas de contratar una administración de condominios externa

Por Equipo Rokkina, el 15 de marzo de 2016 10:06:07 CST

 

Administrar un condominio no es tarea fácil, cuando los propietarios se enfrentan a la decisión de si contratar la administración de condominios externa o elegir a alguno de los propietarios o residente para cumplir con tal función se deben tomar en consideración las siguientes ventajas: 

1. El contratar la administración de condominios externa va a permitir que haya una persona o varias dedicadas exclusivamente a ese tema, y no a alguien que le dedica el tiempo que pueda a dicho tema. Si eres un propietario, seguro que no querrás esperar cinco días para que alguien se decida a llamar al fontanero o al que repara el ascensor. Un administrador externo lo hará de forma inmediata porque para esto ha sido contratado. 

2. Cuando existen varios propietarios, en algunos casos muchos, es inevitable que a veces surjan conflictos. Al contratar la administración de condominios externa, se evitan las subjetividades, lo cual permite la resolución de conflictos con un intermediario imparcial para así conciliar los intereses de todos los propietarios y no solo los que más le convengan como sucede si e administrador es una de las partes. 

3. Los propietarios de cada uno de los condominios no tienen que utilizar su tiempo libre para la administración, pueden dedicarse a sus propias vidas sin tener que dedicar el poco tiempo que tengan a esta labor. El administrador externo será el encargado de llamar cuando haya que reparar algo, también servirá de enlace con quienes hagan la labor de limpieza y mantenimiento de las áreas comunes así como las labores de vigilancia de los condominios. Todo eso sin que los propietarios tengan que emplear su tiempo en estas labores. 

4. Por último, otra de las grandes ventajas que tiene contratar la administración de condominios externa es aprovechar todo el conocimiento que estos tienen sobre las labores, conocen la legislación, tienen contactos con proveedores de diferentes servicios y productos que se requieren para el adecuado mantenimiento de la propiedad. Además, en caso de requerirse tramitar licencias o permisos en organismos oficiales para el funcionamiento óptimo del condominio, es de esperar que si contratas un administrador externo de condominios, éste tenga todo el conocimiento sobre dónde acudir y los requisitos para cada trámite.

En resumen, al contratar la administración de condominios externa, los propietarios del mismo ganan calidad de vida, ya que no deberán emplear su propio tiempo para esta labor.

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Mejores prácticas para un Administrador de Condominios

Por Renan Bucheli, el 3 de diciembre de 2015 8:30:00 CST

Cuando se habla de buenas prácticas, nos referimos a aquellas acciones que habiéndose probado con anterioridad, han sido efectivas en determinado contexto, y que se espera que al volverse a aplicar en situaciones similares también lo sean. Por eso, es importante señalar que algunas de las buenas prácticas de un administrador de condominios son:

1. Seguridad: Debe ser la máxima prioridad para el administrador de condominios ya que es una de las razones por las que una familia decide vivir en este tipo de vivienda. Esto puede incluir control de accesos, monitorización con cámaras, procedimientos de identificación para los residentes, alumbrado, vigilancia, etc.
2. Comunicación: La comunicación del administrador de condominios hacia los propietarios e inquilinos, y viceversa debe ser fluida, pero no por ello debe ser informal. Se deben establecer los mecanismos necesarios para que las consultas, quejas y solicitudes se tramiten de forma diligente. Estableciéndose en qué casos la comunicación debe ser escrita para dejar constancia
3. Mantenimiento Preventivo: Debe definirse un plan de mantenimiento de carácter preventivo de las áreas comunes.
4. Mantenimiento Correctivo: Se deben definir los procedimientos necesarios para atender a solicitudes y reportes de mantenimiento realizadas por los propietarios o inquilinos, así como producto de las inspecciones del personal de mantenimiento o el mismo administrador.
5. Implementar un plan de emergencias que debe incluir: extintores, señalización vertical y horizontal así como los procedimientos a seguir en caso de emergencia dentro de la zona de los condominios.
6. Registro: Es importante que el administrador de condominios mantenga un registro de todos los propietarios e inquilinos con número de teléfono y dirección de correo electrónico.
7. Archivo: El administrador de condominios deberá mantener un registro de todos los documentos relativos a la gestión de los condominios desde reglamentos, actas de las reuniones, recibos de ingresos, facturas que respalden los egresos, pólizas de seguro, etc. Todo esto, tanto para su uso, como para el de los inquilinos y propietarios que así lo requieran.
8. Procedimiento de comunicación de incidencias: Como parte de su función de velar por el cumplimiento del reglamento del condominio, el administrador debe seguir los procedimientos para comunicar a los propietarios cuando suceda alguna incidencia
9. Cobro: Implementar los mecanismos necesarios para el cobro de las cuotas ordinarias y extraordinarias por parte de los propietarios o inquilinos del condominio.
10. Mantener actualizadas las pólizas de seguros necesarias para gestionar la comunidad de propietarios así como organizar las revisiones obligatorias de las instalaciones de gas.

La eficiencia de la labor del administrador de condominios se verá reforzada si sigue estas buenas prácticas, y también se verá favorecido el valor global del condominio. Contrate un buen administrador de condominios para que cuide de su inversión.

Indices de una buena gestión administrativa en el Condominio

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Aunque será motivo para abordar con mayor profundidad este tema, a continuación y por ahora, vamos a  señalar lo que entendemos son los principales índices que deben ser considerados por todas aquellas personas que administran condominios y cualquier clase de inmuebles, y también, por sus copropietarios para que ejerzan un control sobre la gestión de la Junta de Condominio.

Cada administrador o Junta de Condominio puede establecer y crear sus propios parámetros de gestión, los cuales deben ser explicados a la comunidad, en cuanto a la metodología de elaboración y sobre todo de explicación de los resultados de gestión par que no dejen lugar a dudas en su correcta interpretación.

Los índices no son otra cosa que los valores o parámetros que derivan o son producto de una actividad, perfectamente medibles desde el punto de vista cuantitativos y calificativos que hacen posible establecer conclusiones sobre la gestión de una entidad, en nuestro caso, de la Junta de Condominio o del ente administrador del Condominio. De modo tal, que echa una evaluación positiva de los índices podríamos decir entonces que el ente evaluado cumplió con las expectativas y con una serie de metodologías de gestión, que hacen pensar en varios conceptos de actuación, tales como: transparencia, eficiencia, eficacia; seguridad jurídica; protección de las áreas comunes (mantenimientos preventivos, correctivos, predictivos); cumplimiento de deberes legales (fiscales, parafiscales, etc.). En síntesis, cada Junta  o también, la asamblea de propietarios legalmente reunida, puede crear  los Índices de Buena Gestión Administrativa.

Algunos de esos Índices podrían ser:

1. Número de reuniones; decisiones tomadas por la Junta y ejecución de tales decisiones. Este índice permite cuantificar y calificar el trabajo de los miembros de la Junta de Condominio.
2. Número de inspecciones de todas las áreas y bienes comunes. Permite demostrar este índice la preocupación y la ocupación de la Junta o del ente administrador por el cuido y vigilancia sobre la infraestructura del  edificio.
3. Medios de comunicación y su uso habitual para rendir cuentas: Este índice permite evaluar el aspecto comunicacional permanente y sistemático de la Junta o el Administrador en pro de los copropietarios. Además, forma parte del cumplimiento del deber de rendición de cuentas de todo quien administra y gestiona intereses de terceras personas.
4. Cumplimiento de registros del condominio en entes públicos tales como INCES, IVSS,
5.  Nivel de cobranza de gastos comunes de manos de los propietarios: permite evaluar no sólo el comportamiento de los propietarios en el pago de sus gastos comunes, sino la capacidad de recuperación de la cartera de morosos.
6. Cuantificación de los trabajos de conservación y mantenimiento de las cosas y áreas comunes. Permite evaluar todos los trabajos que efectivamente se ejecutaron, más allá de las inspecciones realizadas.
7. Fecha de facturación de gastos comunes y entrega de la  planilla de liquidación mensual o recibo de condominio. Permite evaluar la oportunidad de este proceso administrativo, conforme a lo que diga el documento de condominio o los procedimientos  contables universalmente aceptados.
8. Fecha y oportunidad de realización de todos los procesos administrativos del condominio: además de la facturación; pago de la nómina del personal; pago de servicios básicos; pago a proveedores fijos, entre otros.
9. Uso y reposición del Fondo de Reserva: permite evaluar el apoyo económico que permite este fondo en la inversión que requiere el condominio para su funcionamiento y la programación de la reposición del dinero utilizado. No puede haber uso sin programación de reposición de este fondo.
10. Contratación de las pólizas de seguro para protección de la infraestructura del edificio contra riesgos naturales o causados por el hombre. Permite evaluar el grado de responsabilidad y de ahorro con que actúa la Junta de Condominio o el Administrador.

En fin, le pedimos a nuestros seguidores que hagan sus propias clasificaciones de los Índices de una Buena Gestión Administrativa.  Lo importante es que cuando una Junta asuma sus funciones, apruebe en su primera reunión o bien lo haga una asamblea de propietarios, cuáles van a ser estos índices cuyo cumplimiento estricto de la metodología que los produce, brindan un alto porcentaje de éxito de los responsables de la gestión administrativa en cualquier inmueble ubicado en cualquier ámbito geográfico.

CONDOMINIO DE JULIO