Mejores prácticas para un Administrador de Condominios

Por Renan Bucheli, el 3 de diciembre de 2015 8:30:00 CST

Cuando se habla de buenas prácticas, nos referimos a aquellas acciones que habiéndose probado con anterioridad, han sido efectivas en determinado contexto, y que se espera que al volverse a aplicar en situaciones similares también lo sean. Por eso, es importante señalar que algunas de las buenas prácticas de un administrador de condominios son:

1. Seguridad: Debe ser la máxima prioridad para el administrador de condominios ya que es una de las razones por las que una familia decide vivir en este tipo de vivienda. Esto puede incluir control de accesos, monitorización con cámaras, procedimientos de identificación para los residentes, alumbrado, vigilancia, etc.
2. Comunicación: La comunicación del administrador de condominios hacia los propietarios e inquilinos, y viceversa debe ser fluida, pero no por ello debe ser informal. Se deben establecer los mecanismos necesarios para que las consultas, quejas y solicitudes se tramiten de forma diligente. Estableciéndose en qué casos la comunicación debe ser escrita para dejar constancia
3. Mantenimiento Preventivo: Debe definirse un plan de mantenimiento de carácter preventivo de las áreas comunes.
4. Mantenimiento Correctivo: Se deben definir los procedimientos necesarios para atender a solicitudes y reportes de mantenimiento realizadas por los propietarios o inquilinos, así como producto de las inspecciones del personal de mantenimiento o el mismo administrador.
5. Implementar un plan de emergencias que debe incluir: extintores, señalización vertical y horizontal así como los procedimientos a seguir en caso de emergencia dentro de la zona de los condominios.
6. Registro: Es importante que el administrador de condominios mantenga un registro de todos los propietarios e inquilinos con número de teléfono y dirección de correo electrónico.
7. Archivo: El administrador de condominios deberá mantener un registro de todos los documentos relativos a la gestión de los condominios desde reglamentos, actas de las reuniones, recibos de ingresos, facturas que respalden los egresos, pólizas de seguro, etc. Todo esto, tanto para su uso, como para el de los inquilinos y propietarios que así lo requieran.
8. Procedimiento de comunicación de incidencias: Como parte de su función de velar por el cumplimiento del reglamento del condominio, el administrador debe seguir los procedimientos para comunicar a los propietarios cuando suceda alguna incidencia
9. Cobro: Implementar los mecanismos necesarios para el cobro de las cuotas ordinarias y extraordinarias por parte de los propietarios o inquilinos del condominio.
10. Mantener actualizadas las pólizas de seguros necesarias para gestionar la comunidad de propietarios así como organizar las revisiones obligatorias de las instalaciones de gas.

La eficiencia de la labor del administrador de condominios se verá reforzada si sigue estas buenas prácticas, y también se verá favorecido el valor global del condominio. Contrate un buen administrador de condominios para que cuide de su inversión.