¿Cómo medir la gestión del administrador del condominio? 

Indicadores de gestión

Una reflexión que podrían plantearse los administradores y los propietarios de un condominio es acerca de los mecanismos que permitan evaluar los resultados de la gestión administrativa. Los deberes que deben cumplir los administradores, están especificados en la ley de propiedad horizontal y ya fueron mencionados en este blog. En esta oportunidad trataremos de dar un aporte acerca de los mecanismos que podrían utilizarse para evaluar la gestión del administrador y de la junta del condominio. El objetivo de la evaluación es el de detectar las oportunidades de mejora que existan en un momento dado. Estas mejoras pueden abarcar, entre otros, los campos administrativos –uso de los recursos- o en el área operacional – actividades realizadas- . Es importante tener en claro este enfoque de mejoras, de tal manera que esta actividad de revisión se realice con la mejor disposición de ánimo que sea posible. Por otra parte, es buena idea que los propietarios también tengan acceso a la información de la gestión realizada, ya que esto genera confianza en el proceso administrativo y tranquilidad en la comunidad.

Indicadores de gestión del proceso administrativo

La gestión administrativa puede medirse de diversas formas. Sin embargo, antes de entrar en detalle acerca de los instrumentos de medición, es oportuno mencionar, que es conveniente diferenciar el proceso de medición con la entrega de resultados. La idea de la evaluación es fijar estrategias tendentes a mejorar los resultados obtenidos. Es un complemento a la rendición de cuentas, ya que responde a la pregunta de si se están o no cumpliendo los objetivos de la administración.

Es correcto, toda organización debe tener objetivos bien definidos. De no ser así, no se podrá medir los resultados versus una referencia que se haya establecido previamente.

 

La medición nos permite saber que tan cerca estamos de los resultados deseados, es decir, los resultados de nuestras acciones estratégicas.Existen muchas actividades del proceso administrativo que se pueden monitorear y medir, por ejemplo,  limpieza y mantenimiento en general donde podría medirse la frecuencia y calidad de esta labor, tiempo de respuesta a los requerimientos de información de los propietarios, seguridad de las instalaciones donde puede haber proyectos de adquisición e instalación de sistemas de control de acceso, registro y control de incidentes, pruebas a los sistema de video,  transparencia de las contrataciones de proveedores y muchos otros más.

En este post, nos concentraremos en las áreas siguientes que pueden tomarse en consideración a la hora de plantearse objetivos administrativos en los condominios, y por consiguiente los indicadores de gestión:

1. Difusión de información confiable y oportuna a los propietarios

El manejo de la información sobre eventos ocurridos o actividades realizadas en el condominio, no debe estar restringido al administrador y la junta de condominio, aportándoles a los propietarios solo lo que deben saber. Es evidente que hay detalles administrativos  cuya difusión no agrega  valor a ninguna de las instancias involucradas. En cuanto a los indicadores que pudieran utilizarse podemos sugerir, el tiempo de respuesta a los requerimientos de información – que puede mejorarse con un sistema de información adecuado – . Este indicador es sencillo: solicitudes de información contestadas entre solicitudes recibidas en un periodo dado. Difusión oportuna de los resultados de la gestión y de los recursos financieros de la comunidad, resultados de las estrategias en el área de seguridad, indicadores de los incidentes del periodo comparado con los periodos anteriores, reportes de fallas de portones de acceso por periodo,  reportes de incidentes en el área adyacente al condominio por periodos.

Es importante plantearse que los indicadores de gestión están asociados a resultados de estrategias que se definen para alcanzar un objetivo. Por ejemplo: Un objetivo podría ser: Para el primer semestre del año se reducirán en un 30%  las fallas reportadas en los portones de acceso al estacionamiento. Ese sería el objetivo y las estrategias serian como se va a alcanzar dicho objetivo. Es importante hacer seguimiento a los resultados – al indicador – para tomar las acciones o ajustes a las estrategias que aseguren el resultado planteado, y sobre todo en el tiempo establecido. También es importante hacer públicos los resultados alcanzados (difusión).

2. Manejo del consumo de los recursos (Gastos)

Uno de los aspectos que más preocupa a los propietarios es la forma en que se invierten los recursos del condominio. Es importante, además de los informes que se entreguen en el rendimiento de cuentas a la junta, que se muestre en forma sencilla a los propietarios los avances que se han tenido en cuanto a la administración del dinero del condominio. Estos avances, como ya se ha establecido en los párrafos anteriores, deben medirse y para ello deben también establecerse los objetivos correspondientes. Un ejemplo de objetivo podría ser, para el primer trimestre de este año, reducir la deuda con los proveedores en un 80%, también, para otra fecha dada, reducir la inversión de productos de limpieza en un 25%. Todo ello podría mostrarse, entre otras cosas, en un balance general y en un reporte de gastos por periodo. 

En cuanto al manejo de los gastos, la siguiente imagen muestra, por categorías, los gastos en que se incurrió en un periodo determinado

 3. Manejo de la recuperación de capital del condominio (Cobranza)

Otro aspecto que es susceptible de ser planificado y medido en la gestión administrativa, es el proceso de cobranza. La administración no puede conformarse con realizar la labor de emisión y entrega de los recibos de cobro – o avisos de cobro – sino también velar por que los propietarios realicen los pagos correspondientes. Un indicador muy usado por los administradores es en el que se presenta en forma gráfica la cobranza de los últimos 12 o 6 meses. Esta forma de reportar la cobranza puede reflejar en cierta forma los avances que se tengan en el proceso de cobranza.

En Condominio Express, se plantea un indicador que mide lo que se cobró en un periodo dado versus lo que se debió haber cobrado, que es, a nuestro modo de ver, un indicador más claro de la gestión de cobranza. La siguiente figura ilustra esto: 

Entre los años 2013 al 2016 se implementó un sistema de gestión de resultados de los pagos de los condominios (se puede consultar en este mismo blog) para ello se creó un parámetro que lo llamamos índice de solvencia y simplemente era un porcentaje de los aptos que estaban solventes más los que debían hasta 2 recibos. Este índice nos permitió la comparación del pago de las cuotas mensuales y nos dio la idea de la solvencia del edificio y a la vez fungía de un índice evaluativo de la gestión. Huelga decir que dicho parámetro siempre tuvo un valor alto (superior al 85%) lo cual es indicativo de la calidad de pagadores que representa nuestra comunidad del edificio Clavel.

4. Manejo de la relación con los proveedores de productos y servicios.

Así como es importante la medición del desempeño de la gestión de cobranza, resulta útil también tener estrategias para la mejora en el manejo de las cuentas por pagar. Administrar estas cuentas es sumamente importante ya que esto determina  la relación que tiene el condominio con sus proveedores de productos y servicios. En forma similar al manejo de la cobranza, se acostumbra a usar el monto pagado en un periodo como indicador de la eficiencia en la gestión de pagos. Es un indicador muy simple pero puede ser suficiente en algunos casos, pero si se desea tener un mayor control de la gestión de las cuentas por pagar, sería bueno establecer un objetivo y medirlo con frecuencia para determinar la efectividad de las estrategias definidas para alcanzarlo. Condominio Express, contempla la emisión de un indicador en forma gráfica que muestra por periodo los pagos realizados versus los pagos que debieron haberse realizado en dicho periodo. Los pagos que debieron realizarse representan el objetivo del periodo. La figura siguiente muestra esto:

 Conclusiones

El tema de los indicadores de gestión es bastante amplio y es recomendable investigar los conceptos relacionados de tal manera que se puedan tener los elementos de juicio suficientes para ponerlos en práctica. En Software Express, pensamos que el uso de los indicadores de gestión es una buena estrategia para medir los avances en el cumplimiento de las metas que se plantee la administración.  Recomendamos que se seleccionen cuidadosamente los indicadores y el número de  los mismos,  de tal manera que realmente aporten valor y significado al proceso administrativo. Los indicadores de gestión que Condominio Express contempla explícitamente, fueron concebidos de esa manera,  aunque, como se mencionó en la sección 1, existen todavía muchas áreas de aplicación de los  instrumentos de medición

Carlos M. Ruiz P.

 Hablemos sobre los mecanismos de indexación en los condominios...

El proceso hiperinflacionario que actualmente vive nuestro país afecta de un modo significativo la economía, de esa situación no escapan los condominios trayendo como una de las  consecuencias:  el fenómeno de la morosidad, aunque si bien es cierto en nuestra comunidad, este no es muy acentuado debido a que  entre otras cosas las cuotas mensuales no han aumentado en exceso, por otro lado hay una nueva JDC que ha comenzado con un buen ímpetu y que además por primer vez fue elegida por el voto mayoritario de los vecinos (algo inédito en nuestro entorno). Sin embargo ha tenido que enfrentar, como todas las JDC  reparaciones, vicisitudes que deben ser afrontadas  con celeridad para evitar males mayores. que vayan surgiendo. Este tipo de contingencias se han estado cancelando desde hace algún tiempo mediante el mecanismo de  cuotas extras en divisas. Esta particularidad ha surgido debido a que los contratistas requieren de su pago en divisas para resarcirse del perjuicio del fenómeno descrito. Y es allí donde surge la pregunta: ¿Qué soluciones han ido surgiendo para ganarle a la inflación y la morosidad en un edificio de nuestras características?

Pues, ante esta situación es necesario pensar e implementar algunos mecanismos que de alguna manera muestren cierto equilibrio en las finanzas y posibiliten de algún modo cubrir los gastos mensuales que tiene un inmueble de estas características. Muchas y variadas han sido las acciones  que han encontrado las comunidades  a lo largo de todo el país. En tiempos de crísis surgen ideas para paliar las situaciones que se van presentando.  Con base en  lo que divulgan en sus redes sociales y plataformas especializadas en la materia condominial, muchas de ellas originales y novedosas. Ha sido necesarias debido a a que  mantener las cuotas mensuales  dentro de límites aceptables que no afecten en demasía el presupuesto familiar ya que los ingresos no marchan a la par de los aumentos. 

Una situación recurrente en nuestras comunidades es que los vecinos no pagan su condominio dentro de los primeros 10 días posterior a su emisión,  y esta demora hace que los pagos a proveedores, empleados y otros acreedores no puedan hacerse  a tiempo creándose así un  círculo perverso en el que todos los pagos sufren atrasos. Por otra parte quien paga sus cuotas a fin de mes lo hace con un porcentaje menos del valor de la cuota al momento de su emisión, tal cosa obviamente perjudica a toda la comunidad (menos el moroso).

Existe un mecanismo ya usado en nuestro país para el pago de acreencias que es la Indexación que no es otra cosa que en términos prácticos simplemente llevar la cuenta del condominio atrasado al monto real al momento de cancelar la deuda. Hay diversas modalidades usadas pero todas con el mismo objetivo que es recuperar la pérdida por devaluación y poder cancelar oportunamente sin que el condominio pierda. Tales premisas las podemos enumerarlas:

 Utilizar el porcentaje de inflación mensual emitido por algunos organismos (aunque no oficiales ya que el BCV no emite dicho parámetro) como algunas páginas especializadas en economía o el boletín que emite mensualmente la Asamblea Nacional y con esta cifra aplicarlo al recibo en mora.

 Otra forma de hacerlo es calcular el porcentaje de aumento del dólar y trasladarlo al monto de la deuda 

 Colocar al lado de cada cifra en el recibo de condominio su correspondiente valor en dólares y cuando el propietario o arrendatario pague se hace al precio del dólar del día. Esta práctica es la que rige casi todas las transacciones que se hacen hoy día.

 Dolarizar la deuda del condominio, tomar las previsiones para que los reportes de deuda tengan su valor en Bs y en $

Como  puede observarse las opciones son variadas, existiendo un mecanismo idóneo para cada comunidad en particular. Esta es una decisión que cada colectivo debe asumir con creatividad y compromiso debido que la única forma de mantener el edificio que a viene a ser  el único patrimonio de la mayoría de quienes hacemos vida en un edificio de estas características.

Ahora bien, es importante estudiar uno los casos, porque los morosos (o acaso quienes demoran el pago) no lo hacen por gusto, hay vecinos que se endeudan por diversas razones y circunstancias, más en estos momentos de crisis económica, de salud y la situación país en general. Es por ello que debe prevalecer el sentido de humanidad y dar paso al proceso de negociación y acuerdos en cada caso en particular. Es por ello que las JDC´s deben tener claro cada caso en particular y también lo es el “Educar” lo que muchas personas no atinan a comprender con todo esto de la hiperinflación. Divulgar periódicamente en las redes sociales de cada comunidad los reportes de pago, los datos del precio del dólar, los índices económicos son herramientas de gran valor para que la mejor ubicación en el contexto actual.

Afortunadamente nuestras JDC se han preocupado por mantener una plataforma de información adecuada y a nuestro juicio bien usada e intencionada, con las debidas y justificadas desviaciones –no todos pueden estar de acuerdo en algo- justamente las opiniones nacen de los disensos, las controversias son necesarias de esta forma es como se llegan a los acuerdos.

Quizá la conclusión más obvia es que es necesario hacer algo para ganarle terreno a este círculo perverso en el que nos encontramos  y esto debe surgir ya sea la indexación, la dolarización, las cuotas extras, la negociación, en fin. Cualquier mecanismo es viable pero es imperiosamente necesario su instrumentación.

Carlos M. Ruiz P. 

 

Condominios en dólares... ¿Factible o Necesario?

Una cosa es innegable y es que nuestro país padece desde hace al menos 5 años  de una Hiperinflación récord en la historia de la economía mundial. El efecto destructor de este fenómeno está unido, como es de suponer a la devaluación bestial de nuestro signo monetario el Bolívar quien en 20 años ha perdido 8 ceros producto de las reconversiones y todos estos signos perverso que muestra nuestra economía. Literalmente podemos decir que un Bolívar es apenas una mínima fracción comparada con el dólar.

Las comunidades agrupadas en los edificios que se rigen bajo la propiedad horizontal, no son inmunes a estas complejidades producto de estos elementos perniciosos de la economía que estamos padeciendo y que tienen un impacto diario en los precios de los productos y servicios necesarios para que sus  condominios puedan cumplir con las funciones de mantenimiento y conservación: el servicio de electricidad,  agua y vigilancia, compras de productos de limpieza y bolsas de recolección de basura, gastos de personal, repuestos, mantenimiento de ascensores, gastos de personal, etc.que son los rubros mínimos para que estos entes puedan sobrevivir decentemente el día a día.  

En este sentido tal  situación hace que la cuota que debemos pagas mensualmente se encarezca exponencialmente sin que nada ni nadie pueda detener esa espiral perversa. desde ya algún tiempo la moneda estadounidense ha cobrado espacio en nuestro país. Hemos llegado a una Dolarización de Facto; este fenómeno tiene varias causas una de ellas la necesidad de salvaguardar el poco dinero que entra en las familias, por otro lado la decisión por parte de la Asamblea Nacional Constituyente de derogar el Control y los Ilícitos Cambiarios, dando así rienda suelta al citado fenómeno el cual se ha arraigado en nuestro paós en los dos últimos años.

¿Qué Hacer?

Los condominios también necesitan protegerse y algunas -no pocas- comunidades han tomado algunas medidas para sobrevivir.Aquí es oportuno mostrar un extracto de lo expuesto en diferentes medios dedicados a  la difusión de los temas condominiales. en relación al manejo en moneda extranjera para operaciones en los condominios: en una de las plataformas consultadas Radioportunidad.com plantea que: “Desde el marco legal, la ley de propiedad horizontal no prevé la posibilidad del manejo de divisas. Razón por la cual se debe hacer uso de una  legislación adicional para poder establecerla, sin embargo, hay muchas cosas que han venido cambiando  y que a su vez permiten que algunas obligaciones pueden ser contraídas en divisas.”

Este es un debate que se ha venido dando en las comunidades y la nuestra no escapa de esta realidad. Hemos venido considerando varias opciones como la creación deun fondo de contingencia en divisas (en esta mina plataforma hace algún tiempo escribimos un artículo sustentando esta posibilidad) sin que hasta la fecha hayamos tomado una una decisión en parte por el lógico planteamiento que los ingresos de la mayoría de los que hacemos vida acá no es en esa moneda, lo cual hace que su consecución se torne  cuesta arriba. Otra propuesta que se ha considerado y que se ha puesto en práctica -más como producto de la necesidad mas que otra cosa- es las cuotas extras en dólares para cubrir las reparaciones costosas e inmediatas que requieren nuestros equipos y alargar su vida útil.Y finalmente en mi opinión hacia donde debemos ir a la emisión del condominio en divisas que permitirá hacerle frente a la devaluación del Bolívar frente  al Dólar para poder cubrir los costos normales del condominio e indexar el pago combatiendo de esta manera  la nefasta costumbre de atrasarnos en el pago de las cuotas del condominio. 

Indexación de la deuda 

Como hemos planteado  en párrafos anteriores  el poder adquisitivo de nuestra moneda se devalúa a diario, Consultamos la plataforma  Condominio Express, que en muchas comunidades realizan un análisis de las deudas de los propietarios y la convierten al valor actual, cargando en sus cuentas por pagar, notas de débito por la diferencia. Esta medida ha contribuido a la disminución de la morosidad; no es el caso de acá, por fortuna nuestro índice de pago está superior al 85% lo cual hace que seamos "buenos pagadores". Sin embargo si se da el caso que muchos vecinos dejan su pago para la finales del período de cobro poniendo en apuros a los administradores a la hora de cancelar  a los proveedores (sobre todo a quienes cobran los mantenimientos y la vigilancia) debido a que el dinero no se recoge a tiempo, y cuando este llega lo hace devaluado creando un círculo perverso y dichas empresas deben pagarle a su personal con sus menguados recursos.

el Dr. Enrique Herrera en su blog condominio jurídico define el concepto de indexación como:

"Es la actualización del valor  del dinero en el tiempo, con la finalidad de evitar la pérdida        del valor adquisitivo del mismo, tomando en cuenta la inflación y la devaluación    monetaria.  La indexación monetaria se toma en cuenta en nuestro país   aplicándole   la variación mensual del Índice Nacional de Precios al Consumidor  (I.N.P.C.) a  través de los boletines que dicta el Banco Central de Venezuela. Esta variación viene dada en un porcentaje o rata mensual. Por ejemplo si el I.N.P.C. establece que varió en 2.8% significa que este mismo porcentaje podremos aplicarlo o sumarlo al valor del dinero adeudado para saber cuál es el monto real o actualizado del capital adeudado.” 

Otra manera sugerida es tomando como referencia el ´precio del dólar fijado por el BCV y pasado la mitad del período de cobranza aplicar el recargo (mediante nota de débito) al pago retardado que haga o recargándole esa cantidad al próximo condominio dell deudor en cuestión.

Como ven son variadas las opciones pero todas ellas tienen un propósito bien definido que es protegerse de la devaluación. Ese es el mecanismo que ponen en práctica las empresas de bienes y servicios y aunque un condominio nunca tendrá el carácter lucrativo de una empresa bien vale la pena considerar algunos mecanismos que resguarden nuestra inversión 

Condominio en Dólares 

 El título de este trabajo es precisamente la necesidad de salvaguardar nuestro patrimonio, representado por la  propiedad que habitamos. Ya hemos repasado la opciones que muchas comunidades ya están poniendo práctica y precisamente un objetivo de este arículo es propiciar el debate en torno a esta problemática que nos agobia  

Emitir la factura del condominio en divisa y quienes tengan la posibilidadad de pagarlas en esas divisas podrían hacerla, pero quienes paguemos en Bolívares que somos la gran mayoría lo haremos al cambio del día. Esta práctica acabaría con el retraso en los pagos ya que quienes paguen tarde, pagarán más y se podría cumplir con los pagos a los proveedores  tiempo sin la devaluación nefasta que actualmente padecemos 

Es necesario de una vez por todas que asumamos el resguardo de lo nuestro de una manera seria y conveniente, pensemos en la forma de hacerle frente  a  este flagelo de la hiperinflación que pareciera que no hay forma de luchar contra ella. Esta medida que hemos esbozado pudiera ser una forma de por lo menos esquivar este vendaval y no mojarnos en él 

Carlos M. Ruiz P