Caracas, 24 de Julio de 2021

Inspección en Ascensor Eléctrico de Pasajeros 

Dirección: Av Páez Residencia las Flores, Edificio Clavel.

Datos Básicos del Ascensor:

• Marca: Zaiser.

• Paradas: 10

• Ascensores: 2

• Capacidad: 4 Personas 

• Total de Guayas con las que cuenta el Ascensor: 4 de 10 mm de Diámetro.

1) Antecedentes:

Se solicita inspección de los ascensores par e impar de la residencia, con el objeto de verificar su estado actual, así como evaluar el mantenimiento y las condiciones de operatividad del mismo, al mismo tiempo de que se realicen las recomendaciones más convenientes después de realizada la inspección.

Norma de Referencia usada: Código Nacional para ascensores de pasajeros Parte 1: Requisitos para la seguridad para la construcción e instalación de ascensores eléctricos de pasajeros.

Al inicio de la inspección, la misma se realizó en compañía de 3 representantes del edificio y un asistente de parte la de inspección.

Condición Inicial del Ascensor: 

• Ascensor Par: Operativo.  

• Ascensor Impar: No operativo. Falta tarjeta de Control del Cuadro de maniobras, según los representantes del edificio, está en revisión por parte del servicio de reparación.

Plan de trabajo para la inspección: 

Se programó la visita e inspección a los siguientes lugares para constatar estado actual

• Sala de máquinas.

• Cabina de ascensor. 

• Marcos de puertas

• Sobre Cabina.

• Área de Electricidad y/o de control eléctrico.

• Foso.

En cuarto de máquinas:

• Se observa cuarto de máquinas sin iluminación.

• No posee Lámparas de emergencia.

• No hay extintores.

• Hay material alrededor de las maquinas, que representan un peligro de seguridad y que debe ser retirado del mismo.

• Podría mejorarse el espacio físico con pintura y reparación del piso del lado del ascensor impar, el piso esta roto.

Máquina del ascensor par

• Se observa bote de aceite en el banco de apoyo de la máquina.

• Polvo y grasas en la superficie del mismo

• Tambor de freno rayado, con golpes en su superficie y una condición de Peligro: El brazo izquierdo no posee contratuerca de seguridad y el brazo derecho, tiene una tuerca que no es de seguridad pero que está colocado sin ejercer ninguna función.

• Falta la tapa que cubre el embobinado del motor, no está colocada, por lo que el núcleo de cobre queda expuesto a daños.

• La tapa de la bobina, está levantada, no colocada correctamente y expone conexiones eléctricas vitales del sistema de freno.

• El motor presenta un recalentamiento excesivo, que no es normal.

• El tablero eléctrico del cuadro de maniobras tiene en la regleta vertical, cables cortados, no identifican el motivo del mismo, as u vez, tiene una regleta de plástico, que muestra síntomas de cortocircuito y fusión del plástico, al menos el circuito esta desconectado, pero se dejó en sitio.

• El tablero requiere mantenimiento básico de limpieza.

• Las poleas tractoras presentan desgaste, las guayas, están colocadas y las mismas están hundidas casi en su totalidad, a excepción de una de ellas que sobre sale un poco el diámetro de la guaya respecto a las otras 3.

• El diámetro de las guayas de 10 mm es aceptable, es decir no se observa desgaste.

• El limitador de Seguridad, que debería contar con un a guaya como mínimo de 6 mm de diámetro, fue reemplazada por una cadena de transmisión, que no está permitido por la norma y que representa una falla de seguridad que debe ser corregida lo antes posible además no se pudo observar como fue unida a la guaya a la cadena de transmisión que baje al foso, puesto que en el foso si se observa la guaya que típicamente se coloca en este sistema.

• El volante usado para evacuación en rescate de pasajero, no indica el sentido de subida o bajada de la cabina del ascensor, esto es necesario para las personas que realizan rescate de pasajeros, tampoco se observó alguna indicación de cómo realizar el rescate en caso de ausencia de energía eléctrica.

• Deben chequearse los niveles de aceite, y lubricación en general.

Máquina del ascensor Impar:

• El tablero eléctrico, no tiene la tarjeta de control, están los cables despegados, en espera de su reparación y posterior colocación.

• Se observa falta de limpieza básica del tablero.

• El sistema de freno, presenta el tambor cristalizado, condición esta indeseable, requiere rectificación del mismo, y verificación de las guarniciones de freno.

• Los brazos del sistema de freno, tienen su tuerca de ajuste, pero las tuercas de seguridad no las tiene, en su lugar hay dos tuercas comunes que no son las correctas para ser usadas como de seguridad.

• Falta la tapa que cubre el embobinado del motor, no está colocada, por lo que el núcleo de cobre queda expuesto a daños.

• Se observa polvo y grasa en su superficie de la máquina.

• El limitador de velocidad, tiene la guaya requerida, solo falta mantenimiento del dispositivo. No hay placa que indique las características del limitador de velocidad.

• La polea tractora presenta desgaste, el hundimiento de las guayas en la garganta de la polea debe chequearse con personal especializado.

• Las cuatro guayas que usa esta máquina en la polea tractora, no está alineada con la polea que guía las guayas hacia el pozo, es decir, hay un canal de por medio, no hay alineación, se desconoce el motivo del mismo. Debe ser evaluado, con servicio especializado.

Análisis de viaje en cabina ascensor par

• En cabina se observa poca iluminación.

• El tablero dentro del ascensor no tiene datos del fabricante.

• La foto celda no trabaja.

• No se cuenta con teléfono interno de comunicación, cabina sala de máquinas.

• Cuando el ascensor para entre los pisos 8 y 10, se siente un pequeño golpe, que indica algún problema que debe ser corregido.

• Cuando el ascensor baja o sube, la cabina respecto al piso no queda 100% nivelada, es decir, presenta un cierto desnivel que varía desde 1 a 3 cm.

• Las puertas no hacen tope al 100% queda una abertura mínima, que debe corregirse de ser posible, para evitar riesgos de seguridad.

Análisis de viaje en cabina ascensor Impar

• No se realizó puesto que el ascensor impar esta parado.

Marcos de puertas ascensor Par

• En el piso 12 se observó que los marcos de puertas requieren de mantenimiento, presenta, mucho polvo, pelusas acumulado en las cadenas de transmisión del sistema, así como en las guías deslizantes de las puertas. Esta condición la hay en planta baja, lo que nos hace presumir, que el resto de los marcos de puertas esta en las mismas condiciones.

• Las guías de puertas están sucias y llenas de polvo, en su longitud, es normal, pero deben limpiarse con alguna frecuencia en cada piso para mejorar desplazamiento de las puertas.

Sobre Cabina

• No se pudo realizar la inspección sobre cabina, puesto que la llave no estaba al momento de la inspección, esta es requerida para supervisar y observar los elementos sobre la cabina.

• La llave finalmente no apareció, pero si un gancho metálico que es usado para abrir la puerta, y poder observar  dentro del sistema, se usó solo en la inspección del foso en nivel sotano.

Área de Electricidad y/o de control eléctrico

• El tablero de control del ascensor, está ubicado en el estacionamiento, no tiene protección, es decir, está expuesto y cualquiera puede accesar a él, subir o bajar los breakers que controla a cada ascensor, siendo esto un  riesgo de seguridad para el pasajero.

• Los breakers no están debidamente identificados en el tablero eléctrico.

Foso

• Para poder bajar al foso, se desconectó la energía eléctrica de los ascensores desde el tablero eléctrico de los ascensores ubicado en el estacionamiento.

• La llave a usar para poder abrir las puertas, es un gancho de fabricación improvisada, que nos permitió abrir las puertas luego de intentarlo varias veces.

• Al abrir la puerta del ascensor impar, pudimos ver que no existe botón de parada de emergencia o push botton, un botón rojo que permite para el ascensor y realizar mantenimiento del mismo, debería estar del lado izquierdo.

• El marco de puertas estaba 100% obstruido por acumulación de polvo, telarañas y suciedad en general.

• Había un tubo de agua blancas, de aproximadamente 2,20 m de largo y 4” de diámetro, recostado en una esquina al lado del contrapeso del ascensor, fue retirado inmediatamente, es un riesgo muy alto de seguridad.

• El fondo del piso del foso, es un basurero literalmente, había todo tipo de desperdicios, desde latas de pintura, potes de refrescos vacíos y muchos papeles, y materiales acumulados, es decir, está siendo usado para recolectar basura.

• Los sistemas tales como poleas, guayas, micro-suiches de seguridad no tienen mantenimiento, este último no estaba posicionado para cumplir con su función, sino más bien guindado en una viga para evitar caer al suelo.

• La polea del limitador de velocidad, estaba enredada con una bolsa plástica en su eje, se retiró del mismo.

• No había iluminación.

• había signos de oxidación y humedad, provocada por agua. 

• Las cadenas de compensación están a nivel de piso, requieren recorte de cadena.

Conclusiones y Recomendaciones:  indicada Inmediata: 

• Contactar a empresa reconocida en mantenimiento mayor de ascensores para atender sistema de frenos, limitador de velocidad y tableros de control. Urgente.

• Realizar mantenimiento en cuarto de máquinas, y Foso, como primera etapa, luego en los marcos de piso de todas las paradas de cada ascensor. Urgente.

• Identificación de tableros eléctricos y puesta de seguridad al mismo.

• Colocar iluminación al cuarto de máquinas.

• Identificar ascensores, par e impar.

• Elaborar un breve instructivo de rescate de pasajeros y dar un curso básico a un grupo de personas del edificio, un grupo de 5 a 8 personas.

• Marcar las guayas para ayudar identificar la ubicación de la cabina a la hora del rescate de pasajeros  y disminuir tiempo del mismo.

Asistentes por el Edificio

• Ines Agostini

• Carlos Ruiz

• Robert Liendo

Muchas gracias a los acompañantes, por su valiosa colaboración y atención prestada para el desarrollo de la inspección, el suministro de información y apoyo logístico.

De todo lo anterior se enviara unas fotografías tomadas el mismo día de la inspección, estoy a sus órdenes y esperando puedan gestionar lo necesario para normalizar el correcto funcionamiento del ascensor, les enviare un archivo a los representantes del edificio que estuvieron en la inspección, para que contacten al servicio de mantenimiento que más les convenga de acuerdo a los trabajos a realizar y considerando presupuesto presentados por ellos.

También se envía un resumen de los puntos de la norma que están relacionados con los problemas principales encontrados durante la inspección, esto puede usarse como referencia para realizar las correcciones y así poder estar en consonancia con la norma y sus recomendaciones, principalmente va orientado a los servicios de mantenimiento mayor, sin embargo, a las administraciones hay tareas básicas que tienen que ver con estética,  seguridad industrial, que en conjunto con el trabajo de las compañías mejoran el servicio de los ascensores.

Código Nacional para ascensores de pasajeros Parte 1: Requisitos para la seguridad para la construcción e instalación de ascensores eléctricos de pasajeros.

Puntos de referencia: 

5.7.2 Foso

5.7.2.1 / 5.7.2.4 / 

5.8 Prohibición de instalar en el pozo material extraño al servicio del ascensor.

6. Salas de Máquinas y Poleas

6.1.2 /6.1.2.2 c / 6.3.3.1/6.3.4/6.3.5.4/6.3.5.5/6.3.6/6.4.4/6.4.5/

7. Puertas de Pozo (Puertas de Piso)

7.7.3.2

8. Cabina y Contrapeso

8.6.3/8.16.1

9. Suspensión, compensación, paracaídas y limitador de velocidad

9.6.1/9.6.2/9.8.6/9.8.6.1/9.8.6.3/

10. Guias, Amortiguadores y Dispositivos de seguridad en Final de Recorrido

10.5.1/10.5.2.2 a y b

12. Maquinas

12.4.2.1/12.5/12.5.1.2

13. Instalación eléctrica

13.5.3/13.5.3.1

15. Señales e instrucción de operación

15.2/15.2.1/15.2.2/15.4/.15.4.1/15.4.2/15.4.3/15.6 a,b y c /15.7/15.11/15.15

GALERÍA DE FOTOS

Me despido respetuosamente,

Elías Hernández

Auditor Técnico de Ascensores

TSU en Metalurgia

Auditor Independiente

Telf 0426.515.57.44

 

¿Puede un edificio funcionar si Junta de Condominio?

Ante la situación actual que estamos viviendo en nuestro edificio, nos hacemos esta pregunta, vecinos consecuentes y preocupados por nuestra inversión en donde pareciera no haber ningún propietario interesado en postularse para conformar la Junta de Condominio. Al respecto cabe destacar, que el artículo 18 de la Ley de Propiedad Horizontal declara como obligatorio el funcionamiento de la Junta, una vez que se haya protocolizado la venta del 75% del total de las unidades susceptible de apropiación individual por lo que no es una opción de la comunidad de propietarios, no designar a la Junta. Sin embargo, a solo unos días que un grupo de propietarios se abrogó por derecho propio no dejar a la comunidad a la deriva, tiene más sentido reflexionar sobre lo que podría suceder y sobre todo con los problemas ingentes que confrontamos y que no han sido, para nada resueltos.

Pues bien, la Ley es clara en sus prescripciones: en tal sentido si no hay postulados, cualquier copropietario podría dirigirse ante un Juez y solicitarle que haga la designación de una Junta de Condominio Ad Hoc, previa revisión de la data de sus propietarios en el registro inmobiliario y por supuesto, tendría el Juez que aplicar un mecanismo de verificación de la estada y vida de esos propietarios en la ciudad o en el mismo edificio, para evitar que su designación sea inoficiosa por no encontrarse en el país. Como pueden ver es una solución de derecho, en nuestra opinión engorrosa y conociendo la eficiencia oficial en estos casos nos llevaría un largo tiempo en tener una JDC de estas características. 

Lo peor que puede hacer una comunidad de propietarios es abandonar sus responsabilidades. Ninguna persona ajena a la comunidad de copropietarios va a velar mejor por sus propios intereses, de manera tal, es necesario combatir la apatía con una correcta propuesta para integrar una Junta de Condominios con personas que previamente presenten además, un plan de acción. Hay que motivar la participación tocando cada una de las puertas de los propietarios y realizando las reuniones previas informales para diseñar el plan de acción.

En nuestra comunidad, ya lo hemos expresado en diferentes documentos que se han presentado hay un ambiente enrarecido, muchas han sido las polémicas que se han presentado en las redes sociales. Sin embargo, estas polémicas solo se han quedado en eso, ya que quienes encienden el pebetero de la diatriba no presentan soluciones ni toman el testigo para producir propuestas que planteen resolver  los problemas que padecemos quienes hacemos vida acá. Es necesario sobre esta base conceptual de ideas establecer un ambiente propicio en donde fluyan las propuestas para enrumbarnos hacia el bienestar propio haciendo abstracción a las citadas hostilidades. Cabe hacerse la siguiente pregunta: ¿Existirán vecinos que conformen un grupo de trabajo y que unan esfuerzos para trabajar por la comunidad? 

Lo expresado en el párrafo precedente se nos ha presentado como una realidad tomando como evidencia el hecho de como en todo colectivo siempre hay discrepancias, pero estas deberían ser atenuadas y resueltas tomando como premisa ideal el bien común. Es muy fácil establecer corrientes de opinión a veces sin una base argumental sólida, aludiendo deficiencias en los procedimientos. Por ejemplo un reclamo consuetudinario es el que cualquier cosa que se plantee debe hacerse sobre la base de la presentación de  varios presupuestos y es que ¿Acaso las empresas no cobran en dólares para visitar, enterarse y diagnosticar situaciones que muchas veces requieren de celeridad en su solución. Basta ya de colocar un manto de dudas sobre lo que se hace o se deja de hacer. Estas situaciones que vienen sucediendo con mucha frecuencia acá es un antecedente que pesa mucho a la hora de asumir las responsabilidades o  de pertenecer a un cuerpo colegiado como lo es el condominio.

Otro problema que nos agobia y que pasa a formar parte de los múltiples factores que hemos esbozado en este análisis son los tiempos que vivimos en el país. La hiperinflación (ya declarada la más longeva) y la pandemia cada día avanzando, ya de por sí se convierten en una situación por demás  compleja. Para elegir una JDC conforme a la Ley es necesario realizar una Asamblea de Propietarios, pero ante la situación coyuntural por la que estamos transitando surge la interrogante de:

¿Cómo realizar una asamblea ordinaria en pandemia?

La crisis sanitaria generada por el COVID-19 está provocando numerosos efectos en nuestra sociedad. Las comunidades se están reinventando para seguir funcionando, pero surgen muchas dudas en el camino. En el caso de los condominios y edificios, la principal interrogante que aparece es: ¿Cómo realizar una asamblea ordinaria en pandemia? 

Según la ley, la asamblea ordinaria se debe realizar al menos una vez al año y con la presentación de al menos el 60 por ciento de los propietarios. ¿Cómo se hace con el distanciamiento social? La tecnología es una gran solución; sin embargo, es necesario utilizarla de manera correcta, para no caer en ilegalidades. Aquí en nuestra investigación encontramos algunas opciones a considerar 

¿Es posible organizar una asamblea ordinaria virtual?

En la ley no está contemplada la figura de asambleas extraordinarias por videollamadas; sin embargo, no hay ninguna limitación para reuniones informativas. Así que la mejor solución es organizar un cónclave de este tipo para proponer a la comunidad un grupo de representación de máximo 10 personas para reunirse de forma presencial. ¿Cómo hacer legal esta representación? Los copropietarios deberán entregar un poder simple, sin necesidad de firma ante notario público. En esta reunión virtual, es importante que estén presentes la mayoría de los copropietarios. De esta manera, además de la elección de los representantes, podrían discutir los temas que serán oficializados en la asamblea ordinaria y posteriormente, el grupo definido solo deberá hacerlas efectivas en persona. Como ven es un mecanismo engorroso que con el consenso de los participantes se podría aligerar tomando como referencia la buena fe de los que acá participamos tomando como referencia el bien común. 

Hay un antecedente en nuestro edificio que fue realizado por esta vía (en este caso usando el chat del edificio por whatsapp). Hubo un proceso de postulación, la mayoría postulados por terceros y la JDC de entonces con mucho tino constituyó un grupo coordinador que realizó el acto de votación puerta a puerta, mediante una boleta en donde el propietario marcaba las opciones que luego fueron escrutadas en un proceso transparente, inédito y democrático. En donde participó casi un 80% de la comunidad. Desafortunadamente esta JDC prácticamente no pudo realizar su trabajo debido a como hemos expresado a aspectos multifactoriales y su intento apenas duró unos meses dejándonos en el estado que hemos descrito a lo largo de estas líneas. Sin embargo, el antecedente fue positivo como un medio de expresión válido.

La Norma  estipula que una asamblea ordinaria puede realizarse si cuenta con al menos el 60 por ciento de los copropietarios del edificio; sin embargo, con los poderes simples en manos de los representantes, el encuentro puede realizarse sin problemas legales. De esta forma se lograría resguardar la salud de la mayoría de la comunidad. 

Sin embargo. Algo habrá que hacer 

Como ven es una situación que nosotros mismos tendremos que resolver debido a que las opciones no son viables. La única alternativa es constituir un grupo que se encargue del edificio. Durante el último mes nuestro grupo se hizo cargo de situaciones puntuales como lo es la coordinación con el Aseador (sobre el cual se ciernen una serie de decisiones que habrá que tomar), los desechos  como problema conexo, adquisición de insumos, problemas de manejo de la deuda (ordinaria y cuotas extras), comunicaciones y quizá uno de los que requieren mayor atención y dedicación como es el agua. Con esto se demostró que si se puede dirigir los destinos de una comunidad cuando hay disposición de hacerlo desinteresadamente.  Amigos, nadie ha dicho que sea fácil, pero debemos dejar la apatía, la indolencia, la “no participación” bajo el supuesto de no tener tiempo… Es hora de deponer esas actitudes. Una JDC no es un grupo de trabajadores del edificio que se le puede reclamar por cualquier falla, son propietarios que al igual que usted y yo pagan sus obligaciones y merecen absoluta consideración por el trabajo que muchos se niegan a realizar. 

A que nos enfrentamos 

En los próximos días cesará en sus funciones el grupo de 8 copropietarios que unieron esfuerzos en mantener la “nave a flote” este grupo tomó una decisión de No Conformar la nueva JDC y esa decisión fue producto de reflexiones dentro de su seno. Así que corremos el riesgo de que tareas (que a los ojos de muchos lucen irrelevantes) diarias que se deben hace, no se lleven a cabo. Tales como la provisión de bolsas de basura, supervisión del aseador, llamar a los servicios en caso de problemas técnicos, adquisición de productos de limpieza, intermediación con la administradora a fin de proveer los datos que conforman el siguiente condominio y aprobarlo para su emisión  y el más inmediato y complicado como es el suministro de agua. Dada la inconsistencia en el servicio por parte de HIDROCAPITAL es necesario mantener una vigilancia y monitoreo continuo, sobre todo en los días de suministro, a fin de mantener el tanque en un nivel adecuado para su operación. Todas estas tareas implican esfuerzo y dedicación, pero a su vez necesita el apoyo de la comunidad… No es fácil saber que se tiene que usar determinado volumen de agua en un racionamiento, y saber que hay propietarios que claman por que se deje un rato más, a veces en un tono de reclamación. 

Por hacer …

Son muchas los problemas por afrontar y que se debe instrumentar un plan de acción para su priorización y consecución de los recursos: 

Problema 1 Ascensores. Ya tenemos un informe técnico realizado por un experto en normas ISO cuyo contenido se estará haciendo público perentoriamente, pro que delata una situación apremiante en cuanto al estado actual de los ascensores. Sobre esta base es necesario someter a los ascensores a un plan de recuperación. Asimismo a petición de algunos copropietarios asistió un técnico especializado que revisó los equipos  y coincidió con el informe mencionado. De acuerdo con esta revisión el ascensor par necesita reparaciones urgentes que lo dejen funcionando con eficiencia el técnico  revisó la mecánica y electrónica de los ascensores como un conjunto  (estamos esperando su informe y presupuesto) pero los problemas no son para nada alentadores. Para el par se necesita reparar lo más urgentes como lo es el sistema de frenado, las puertas y otros problemas menores. En el impar ya fuimos  notificados por la empresa a donde se llevó que el variador de frecuencia sufrió daños irreparables (debido a un pico alto de electricidad) por lo que hay que adquirir uno nuevo (estamos esperando presupuestos, pero a un costo elevado en dólares) además de la reparación urgente del sistema de frenado (ver informe técnico). Se tendrá que hacer un análisis de las cuentas que suponen estas reparaciones y ver la forma cómo afrontar ese gasto.

Problema 2 Sistema hidroneumático. Este es un problema casi resuelto ya que con la cuota 3 y parte lo recaudado en la cuota 4 se pudo adquirir las dos válvulas check además de los insumos para colocarlas y la mano de obra por colocarlas, esto ya ha sido cancelada. Faltaría por la adquisición de un conector para que el sistema esté 100% operativo. El costo del conector oscila entre los 60 y 80$ estamos esperando las cotizaciones respectivas.

Estos dos problemas serían los que exigirían el máximo de atención y recursos por parte de la comunidad. Además, hay problemas pendientes tales como: tuberías de aguas blancas, Mantenimiento mayor al sistema de cámaras de seguridad, contratación, aumento y pasivos del aseador sr. Oswaldo Gutiérrez. Reformulación del esquema de pagos de condominio, así como la creación de un fondo de contingencia (hay varias propuestas para ello, es cuestión de discutirlas).

Como ven son muchas las cosas por resolver por lo que la pregunta inicial cobra valor capital y es ¿Quiénes conformarán la JDC? ….. ¿Quiénes darán un paso al frente para encargarse de tales tareas? ¿Está dispuesta la comunidad a apoyar la gestión de los que den ese paso? ¿Estarán los integrantes de la comunidad prestos a conformar comisiones que surjan del análisis de los problemas presentados para su solución sistematizada? Podríamos seguir las interrogantes, la situación amerita la preocupación de todos y la ocupación de una gran parte de los que hacemos vida en este recinto. 

Finalmente, hacemos votos por la solución inmediata a esta crisis y se iluminen mentes que puedan ayudarnos a salir de esta situación a donde hemos llegado y podamos enfrentar todos en conjunto unos actuando, pensando y otros con su aporte oportuno. Solo así seremos una comunidad fuerte que afronta y vence sus problemas. 

Grupo de Apoyo 

¿Qué hacer en caso de decisiones muy importantes?

Si por ejemplo renuncian la mitad de los miembros del consejo de administradores ¿Cómo se procede a elegir a los nuevos integrantes? La clave es utilizar la instancia de la reunión previa para realizar las votaciones con los candidatos en presencia de todos los copropietarios y luego concretar la elección mediante los representantes y poderes simples. De esta misma manera, se pueden resolver otras situaciones delicadas, tales como el despido de personal. 

Además de las convocatorias que se puedan realizar, es esencial que el comité de administración tenga un rol educativo en temáticas como qué es la copropiedad, deberes y derechos, funciones de los conserjes, trabajadores, mantenedores y otros. Asimismo, mantener a la comunidad informada sobre todo lo que sucede, es fundamental para que situaciones complicadas, como las anteriormente expuestas, no los tomen por sorpresa. 

Aquí, nuevamente Comunidadfeliz.cl es un gran aliado. Nuestro software permite generar espacios para la información y el debate dentro de los condominios. Asimismo, desde todas nuestras tribunas siempre tratamos de informar sobre los temas más relevantes de la vida en comunidad.

 Reflexiones del Grupo de Apoyo Edificio Clavel

julio de 2021

Basados en el estado actual del edificio por cuanto a la ausencia de una Junta de Condominio debido a la renuncia de la anterior recientemente elegida, crea una situación de vacío en los asuntos inherentes a la dinámica de una comunidad como la nuestra, un grupo de propietarios preocupados tomaron la iniciativa de reunirse y asumir parte de las funciones de una JDC con la esperanza de incentivar a vecinos que siempre han estado pendientes del acontecer, en la conformación de una JDC que rija los destinos del edificio por un lapso de tiempo. 

Los propietarios sensibilizados por la situación actual son los siguiente : Inés Agostini, Danibel González, Belkis Hernández, Robert Liendo, Rosario de Sordi, César Gómez, Carlos Laroque y Carlos Ruiz. Este grupo ha estado realizando algunas tareas tales como: Supervisión del servicio de limpieza por parte del sr. Oswaldo Gutiérrez. Adquisición de insumos de limpieza, Coordinación del suministro de agua, algunos aspectos administrativos tales como la publicación de estados de cuenta de los pagos de las cuotas de condominio, así como  mantener activa las comunicaciones con los vecinos a través del chat y el blog, en donde continuamente se mantiene informada a la comunidad.

Queremos resaltar que este grupo es de manera provisional y por lo tanto se tomó la decisión de mantenernos activos hasta el 30 de Julio. Fecha en la que se debiera elegir la JDC la cual como siempre ha sido debe salir de los propietarios del edificio. 

Como hemos expresado en párrafos anteriores, este grupo de vecinos motivados por el estado de indefección en que nos encontrábamos como comunidad decidió adoptar un plan de trabajo cuyo documento de presentación lo pueden encontrar en https://residenciaselclavel.blogspot.com/search/label/papel%20de%20trabajo%20grupo%20de%20apoyo%20a%20la%20JDC    Del trabajo realizado han salido algunas observaciones que pensamos servirían como punto de partida para la JDC que se elija. 

¿Qué se ha observado?

Deudas Pendientes: Tal y como se ha venido publicando en las diferentes plataformas, los pagos de condominio han mantenido su dinámica; la intención de pago (solvencia) se ha mantenido en un 80% lo cual no del todo adecuado ya que un condominio debe cancelar lo facturado en un 100% debido a que hay gente que depende de sus pagos al día. (pareciera que el trabajo de otros no contara). Otro problema es que un alto porcentaje de los propietarios, superior al 60%, paga los últimos días del mes y dado que el condominio se emite en Bolívares y todos los servicios que nos prestan se en dólares, se presenta un problema con la devaluación del Bolívar frente a esta moneda creando un perjuicio para las finanzas de edificio. Llevamos tiempo insistiendo púbicamente en la necesidad que es  necesario que el condominio se maneje en dólares así se pague en Bs. (a la tasa del BCV del día) así al menos recuperaríamos la pérdida por devaluación. 

En este sentido la JDC anterior realizó una encuesta la cual fue pasada en papel a todos los aptos del edificio, pero que sólo fue respondida solo por 22 propietarios 36% en dicha encuesta se preguntaba sobre la forma de paliar esta situación descrita la opción 1 puede presentar el recibo de condominio en dólares y la segunda que a la postre resultó la ganadora con un 76%, (los resultados de la encuestas fueron publicados en el blog http://residenciaselclavel.blogspot.com/2021/06/encuesta.html) y  era la cobrar un diferencial cambiario a aquellos vecinos que paguen su recibo posterior 10 posteriores a la fecha de emisión. Esta situación produjo reticencia en algunos vecinos quienes comentaron sobre la legalidad de dicha encuesta y su molestia por la aplicación de esta decisión consensuada. Al respecto es bueno señalar que las consultas deberían tener un grado alto de participación, eso nos hace fuertes como comunidad y los que no lo hacen deben atenerse al cumplimiento de las decisiones mayoritarias y abstenerse de hacer comentarios enjundiosos sobre el tema en cuestión. 

Las Cuotas Extras 

Otro aspecto que merece atención por parte de la comunidad es el pago de las cuotas extras. De todos es sabido que de las 4 cuotas extras cobradas desde hace algunos meses y que sirvieron para acometer reparaciones urgentes cuyo pago era de inmediato, tres de esos trabajo ya se concluyeron quedando la reparación del variador de frecuencia situación que nos permitiría volver a contar con el ascensor impar. Es difícil hacer un análisis concreto del por qué la comunidad no ha podido cumplir con esta obligación los detalles los pueden encontrar el siguiente link del blog en:https://www.blogger.com/blog/post/edit/2355401763449787807/6238572737227351247?hl=es-419 hace falta más de la mitad del dinero y solo el 39% de la comunidad ha cumplido este pago. Con el agravante de que corremos el riesgo de que el ascensor par quede fuera de servicio de un momento a otro dejando así el edificio sin el servicio de ascensores, situación problemática por cuanto un 68% de los habitantes del inmueble son de tercera edad. 

Personal de limpieza del edificio. 

Se conversó sobre  la situación del trabajo que realiza el sr. Oswaldo Gutiérrez quien funge de Aseador, y al respecto surgen las siguientes consideraciones

• El sr. Oswaldo está prestando servicios sin que se haya elaborado un contrato de servicio en el cual se puntualice su situación laboral, servicios a prestar entre otras consideraciones.

• Es necesario realizarle un ajuste de su sueldo 

• Se acordó elaborar un cronograma de trabajo para que su trabajo sea más eficiente 

• Se debe refaccionar el cuarto de la basura

Estado de los Ascensores. 

Debido las deficiencias observadas en el servicio de mantenimiento por parte de la empresa RAM RAM  se llegó a la conclusión que es necesario buscar una opinión competente y autorizada que nos de una opinión experta sobre el funcionamiento de estos equipos. Se hizo contacto con una firma de auditores de normas ISO 9000 especialistas en servicio de ascensores a los efectos de hacer una inspección detallada de las deficiencias de los dos ascensores. Dichos auditores estarán en el edf el domingo 18 y harán la inspección el costo de la misma es de $ 30 de los cuales 15 serán asumidos por un propietario quien amablemente y sensibilizado por el tema tomó esta iniciativa. Esta inspección nos arrojará una visión exacta y documentada  sobre el estado actual de este servicio y será un punto de partida pata la toma de decisiones correspondiente 

Mantenimiento del Edificio. 

A pesar de que se ha notado cierto grado de mejoría en la limpieza general del edificio, sobre todo las áreas externas, el lobby el cuarto de basura entre otros es necesario acentuar en este rubro. Hay puntos en los que hay que hay que tomar acciones lo más pronto posible

• Iluminación de los sótanos. Ya hay varias luminarias quemadas en los dos sótanos y en la Planta baja. Hay que reponerlas para dejarlas en el mismo nivel que estuvieron hace unas semanas atrás 

• Es necesario adquirir dos (2) contactores uno para la bomba 2 y otro para el ascensor impar (aunque éste deberá esperar el resultado de la inspección que se va a realizar) 

• Pintura de ciertas zonas que lo requiere

• Mejoras en el cuarto de la basura 

• Fumigación. Ya el edificio tiene un tiempo sin este servicio y dado la proliferación de alimañas sobre todo en los sótanos su contratación es de alta prioridad.

Seguridad 

El sistema de circuito cerrado de TV ha prestado ha sido un elemento de seguridad y a la vez disuasión en las transgresiones de elementos externos y nosotros mismos como comunidad. sin embargo, su mantenimiento siempre se ha dejado de lado. Hemos notado que hay cámaras que no están activas, por lo que es necesario su revisión y mantenimiento del equipo. Esta acción debe incluirse en los proyectos a los que debe abocarse la nueva JDC 

Finalmente 

Este Grupo de Apoyo desea reiterar su preocupación, que sabemos que es la de muchos en nuestro edificio por el ALTO GRADO DE HOSTILIDAD que demuestran algunos miembros de la comunidad. Situación evidenciada en los mensajes por el chat de Vecinos. No hay decisión que se presente sin que se objete, y sin que se advierta algún tipo de solución; esta situación es inédita en nuestro entorno; siempre ha habido polémicas pero sin llegar a los actuales extremos. Este ambiente es una de las motivaciones para que este grupo no se postule a formar parte de una nueva  JDC. Mas sin embargo, debemos advertir que hay mecanismos en las Leyes cuando los miembros de un colectivo como el nuestro no muestran su interés por conformar una JDC. Invitamos a nuestros vecinos a reflexionar sobre el tema y poner su cuota en la solución a este conflicto y conformar un ente coordinador del condominio. Esperamos la mayoría de quienes hacemos causa común por el mantenimiento de nuestro patrimonio a solucionar esta crisis que se nos avecina y explorar la satisfacción que se siente de ayudar a conformar una comunidad exitosa como siempre lo hemos sido. 

Por el grupo de apoyo:

Rosario de Sordi ….. Apto 42         Inés Agostini ……….. Apto 124         Belkis  Hernández… Apto 73  Carlos laroque …….. Apto 23        César Gómez ………. Apto 82           Danibel González…. Apto  61 Robert Liendo ……… Apto 92       Carlos Ruiz …………… Apto 123

 

Análisis y Comentarios sobre el Comportamiento de Pago de los Propietarios de sus Pagos por Concepto de Cuotas Extras

 El  cuadro nos muestra el estatus de la evolución de pagos de las reparaciones mayores que hemos tenido que afrontar durante los últimos 6 meses. 

Comentarios:

 Se han producido 4 reparaciones que se detallan en los conceptos 

 Sólo una de ellas (adquisición, montaje y configuración) del variador de frecuencia del ascensor impar

 El monto total de las obras ha sido de $ 1.955

 Se ha recaudado un total de  $1.493 eso representa un 76.63 % del total de la deuda 

Eso significa que un 23.37 % de los propietarios no han honrado su compromiso. ¿Qué consecuencias trae ese comportamiento?... Del total de 4 reparaciones, quizá una de las más neurálgicas como lo es la regularización del ascensor impar no se ha llevado a cabo con las consecuencias impredecible de que el ascensor par apenas puede funcionar.

 Hay 5 propietarios (se muestra en el reporte) que no han cancelado ninguna de las cuotas su deuda asciende a 168 $ en conjunto si partimos de que la deuda total es de $ 565 esa deuda representa un 29 % 

Conclusiones 

El método de pago de cuotas extras, si bien cumple un cometido no es cumplido por la totalidad de los miembros de la comunidad, eso trae como consecuencia que aquellos que incumplen sus obligaciones disfrutan del beneficio. Situación que los expone ante el colectivo. 

Es necesario acometer mecanismos de previsión que nos resguarden ante eventos que con seguridad van a ocurrir. El edificio ya tiene casi 50 años y sus sistemas ya comienzan a evidenciar signos de deterioro.

El condominio solo debe ser para el pago de las obligaciones fijas (pagos de insumos, servicios y personal) es posible estabilizarlo en la medida del avance de la inflación y su emisión debe ser hecha en Divisas para resguardarse de la pérdida por devaluación . Su pago debe ser realizado tomando como referencia el costo del dólar según la tabla del BCV 

Es perentorio de una vez por todas llegar a un acuerdo a la implementación del FONDO DE CONTINGENCIA Ya se ha demostrado su eficiencia. Ya nuestros vecinos de los edificios del conjunto lo están llevando a la práctica. El monto se puede discutir, así como la forma de pago. Lo que si debe estar claro es su necesidad en cuanto a la disposición inmediata de fondos para acometer cualquier eventualidad sin necesidad de apelar a la cuota extra cuya ineficiencia hemos demostrado en este mismo documento.

Vecinos es necesario tomar conciencia de una buena vez y tomar las previsiones del caso, es hora de resguardar de una manera efectiva y eficaz nuestro patrimonio. La situación del país es cada vez más difícil  y es hora de pensar en serio sobre la responsabilidad con nuestras familias.

 

 Papel de trabajo para Propuesta de conformación para equipos de trabajo que integrarán la JDC 

 

Definición de las Funciones 

1. Comisión de Administración: Estaría  conformada por Inés Agostini y Carlos Ruiz, tendrán a su cargo las siguientes funciones 

1.1 Organizar la base de datos de los integrantes de la comunidad

1.2 Actualización de los listados de pagos normales del condominio 

1.3 Actualización de los listados de las cuotas extras 

1.4 Mantener a la comunidad informada del movimiento financiero 

1.5 Tener acceso (en una primera instancia) a la cuenta corriente del condominio

1.6 Ordenar los pagos a los contratistas (vigilancia, limpieza, mantenimientos, administradora)

1.7 Ordenar pagos de adquisición de insumos 

1.8 Hacer gestiones de cobranzas a los propietarios e inquilinos morosos 

1.9 Presentar informes detallados de estos pagos a la comunidad

1.10 Mantener esta información en las redes sociales (whatsapp – blog)

1.11 Iniciar las gestiones para la conformación del fondo de contingencia 

1.12 Realizar la propuesta del condominio mensual 

1.13 Gestionar las cuotas extras en divisas 

2. Salubridad. Trabajador residencial, limpieza y disposición de los desechos. Esta comisión tiene a su cargo lo relacionado con el aspecto de salubridad del edificio, se encargará de coordinar el trabajo del personal de limpieza, realizará el cronograma de trabajo, velará por su cumplimiento, proveerá los insumos para su trabajo y coordinará con la administración y la comisión de insumos la adquisición de los mismos. Del mismo modo deberá estar pendiente de la disposición de los desechos sólidos, limpieza del cuarto de basura, bajantes y demás áreas susceptibles sobre todo los fines de semana en las que el personal de limpieza está libre. 

3. Servicios Generales. Tendrá a su cargo la supervisión de los equipos hidroneumáticos ascensores, electricidad. Coordinarán lo relacionado con el suministro de agua y su racionamiento en caso de ser necesario. Coordinarán con el servicio de vigilancia la entrada de agua al tanque auxiliar. Mantendrán el contacto con la administración sobre la marcha de estos equipos a los fines de su mantenimiento y reparaciones de ser necesario. Así  como la información que habrá que hacer ente la comunidad en casos de contingencia

4. Adquisiciones Insumos de limpieza y mantenimiento general., Esta comisión hará las gestiones para la compra de los insumos de limpieza, estará en contacto con la de administración para la coordinación del inventario y adquisición de estos insumos que son de prioridad absoluto para el funcionamiento de la limpieza 

5. Ambiente y Ornato. Esta comisión es más de detección de sitios en el edificio que sean susceptibles de mejoras en su apariencia externa como en su funcionalidad. Tendrá a su cargo la planificación de proyectos de recuperación de áreas ya sea en cuanto a su limpieza como su embellecimiento. Su trabajo estará en estrecha conexión con la comisión de Salubridad y producirá los proyectos del caso que se discutirán en el seno de la Junta en pleno y su ejecución se coordinará con la de administración.  

6. Relación con las Áreas comunes del conjunto residencial. Tendrá a su cargo la coordinación con las  JDC del conjunto residencial a los fines de velar por el funcionamiento de las áreas comunes en temas relacionados con la limpieza, equipos y la coordinación del servicio de vigilancia. Mantendrá contacto con la parte administrativa a los efectos de la disposición de los recursos correspondientes a sus funciones.  Asimismo,  coordinará con la comisión de servicios en cuatro a la información relacionada con el suministro de agua en el tanque auxiliar. 

Como se puede apreciar este es un bosquejo, una aproximación a lo que pudiera ser el trabajo coordinado de la Junta de Condominio, sobre todo en estos momentos de apremio en muchos sentidos. Por una parte la lucha para la consecución de los recursos y su gasto prioritario, la viabilidad y factibilidad de los proyectos presentados así como su ejecución y evaluación de los mismos. Esperamos finalmente conseguir un grupo de vecinos comprometidos con la comunidad y en la defensa de nuestro patrimonio. Y desde luego contar con el apoyo de todos y cada uno de los integrantes de nuestro colectivos que nos une el bien común. En la espera de la suma de voluntades y su apoyo traducido en sus aportes a tiempo. 

 Unas Reflexiones Ante lo que Pudiera Ocurrir…

Saludos vecinos, la noche anterior asistimos a la reunión convocada con antelación para poner en claro ciertas situaciones que han venido ocurriendo en nuestra comunidad; situación que no es inédita pues hemos padecido de crisis similares en el pasado. Es obvio que nuestro país y con él, nosotros estamos atravesando por una situación sin precedentes. Lo cierto es que la situación se nos está escapando de control dando lugar a una crisis que se pudiera agudizar de no actuar conjuntamente y hacerle frente a la situación.

Vemos como he dicho en otras oportunidades, con una profunda preocupación como nos hemos dividido como vecinos, creándose bandos opuestos y aparentemente irreconciliables (lo cual personalmente me niego a creer, puesto que hemos resuelto muchas cosas juntos) y un tercer bando que aparece como “meros espectadores” pero que con su silencio avalan un extremo o el otro. La pregunta que habría que hacerse son: ¿Dónde quedó el sentido de pertenencia hacia la comunidad? ¿Dónde se escondieron los valores de solidaridad, respeto al par, el libre pensar? ¡por qué no estamos cuidando nuestro patrimonio? Son interrogantes que surgen, pero es obvio que hay muchas más.

Recientemente hemos sido testigos de excepción de continuos choques de opiniones en contra de vecinos que sin otra motivación que ayudar en detrimento de su tiempo, obligaciones, familia para enfrentar situaciones que solventen problemas y ayuden al bienestar de la comunidad. Es evidente que se pueden cometer errores en el desarrollo de actividades que les son nuevas y como tal están supeditadas al aprendizaje. El caso es que en todo conglomerado siempre existirán quienes se encarguen de leer entre líneas y enfilar baterías frente a cualquier desviación del camino trazado. Ese parece ser nuestro caso. Pero, más que buscar culpables donde posiblemente no los hay, es perentorio orientar las acciones hacia algo constructivo.

Una Junta de Condominio, reiteramos está compuesta por vecinos que no reciben ninguna prebenda como no sea en algunos casos, un estímulo hacia su trabajo comunitario, pero hemos llegado a extremos en donde ese estipendio se les niega para enrostrarles cualquier falla que pudieran cometer. Inclusive estableciendo reclamos en donde pareciera que los miembros del ente son expuestos como si fueran empleados o servidumbre del conglomerado. No es fácil trabajar y llegar a casa a encontrarse que debe hacer esto o lo otro, bajar a poner el agua, nuevamente bajar a quitarla, llamar al mantenimiento, estar pendientes de que los trabajos sean bien hechos, comprar insumos en donde los obtengan más económicos. Cuidar el dinero (en el caso de las cuotas extras) demostrar el bue uso de este dinero, informar a cada momento de lo que se hace o está por hacerse. ¡Caramba! ¿Es que acaso ese trabajo no merece de una consideración especial? … Pero que hacemos: criticar, amenaza, dejar solos a sus integrantes, no participar en las consultas, entre muchas otras cosas más. ¿No es esto una mala forma de retribuir el esfuerzo de otros que sacrifican tiempo y esfuerzo por el beneficio de un colectivo?  

A partir de anoche entramos en una etapa peligrosa es lo que llamaríamos “jugar a la crisis” corremos el riesgo de entrar en lo que usando una palabra muy de moda en nuestro país y que es el default. Los ascensores están en muy malas condiciones, el suministro de agua es una caja de sorpresas, no sabemos cuándo el agua fallará, se debe pagar a los que dependen de los fondos comunitarios (la administradora, el sr. de la limpieza, los insumos de limpieza, y todas las obligaciones que conlleva el funcionamiento de un edificio como este). Así que corremos el riesgo en muy poco tiempo en quedarnos sin esos insumos básicos y si tomamos en cuenta que nuestra comunidad tiene un alto porcentaje (más del 60%) de personas mayores con patologías la situación es preocupante.

Quienes se han dedicado a desdeñar y objetar lo que se hace y lo que no se hace y quienes los  leen, pero prefieren esto a escribir o expresarse, son los que debieran ocuparse en tomar las riendas de un edificio que ya está llegando a su edad madura y que sabemos que la vida útil de sus sistemas esta llegando a su final. Es hora de constituirnos en asamblea permanente para poder hacer frente a esta situación y arrancar de una vez por todas; eso sí, con ganas, con planificación  y el consenso de todos en el que debemos juntar esfuerzos: unos físicos, intelectuales, creativos y otros económicos. 

Es tiempo de adaptarnos a los tiempos que corren donde las comunidades deben hacer frente a los males comunes y agobiantes que la vida nos pone por delante. Una JDC puede funcionar como un equipo 3 o 4 miembros que se repartirían  el trabajo operativo, otros que  se encarguen de la parte administrativa y las comunicaciones y que antepongan por delante el bien colectivo, solo así podremos hacerle frente a esta crisis que se nos avecina. Y por último convertirnos en una comunidad unida y pujante dejando de un lado las mezquindades y el no reconocer a nuestro vecino su trabajo en pos de una mejor comunidad 

 

Renuncia

 

Encuesta

Ante la situación pais en un ambiente de hiperinflacion hemis mantenido lo cuesta arriba que significa administrar un condominio como el nuestro en donde quienes tienen la responsabilidad de ello deben luchar con una diferencia entre el valor del bolivar al momento de emitir el recibo y el cobrarlo. reultado siempre falta dinero debido a la tardanza en el pago de algunos de los miembros de la comunidad y sumplemente las cuentas no cuadran. Para tratar de paliar la situacion la JDC propuso una encuesta a la comunidad dos opciones la primera fue la de colocar en el recibo los montos en dólares y pagarlo al precio del dia y la opcion 2 que era colocar el monto en bolívares y pasados 10 dias de su emisión se cobrará el diferencial cambiario se hizo una votación mixta por WhatsApp y visitando aceptando las firmas de propietarios. los reultados fueron 37 por la opcion 2 2 votaron la opción 1 22 no votaron los resultados los mostrsmos en la tabla a continuación

 

El Mantenimiento de un Condominio… 

El cuidado y  mantenimiento de los equipos e infraestructura y los diferentes equipos de un edificio como el nuestro es una de las fases más importantes por la que deben atravesar todos sus habitantes y en especial la Junta de Condominio quienes deben encarar todas las expectativas surgidas en torno a su conservación.

Un Plan de Mantenimiento 

Por esa razón los registros de mantenimiento deben ser parte del día a día en el trabajo condominial. En nuestro país el auge de los condominios regidos por la ley 

de propiedad horizontal datan de la década de los 70 y a la fecha son muchos los inmuebles que ya alcanzaron las 5 décadas de funcionamiento y en consecuencia la vida útil de la mayoría de los equipos está llegando a su fin, por lo que este es un problema que se está ya notando en demasía en las diferentes urbanizaciones de Caracas y las ciudades que conforman el país 

El mantenimiento como política que se ha venido aplicando desde hace mucho tiempo reviste hoy por hoy una gran  importancia  ya que nos dan un respaldo de los diferentes equipos del condominio como puede ser bombas hidráulicas, los sistemas de seguridad (circuito cerrado de tv) los sistemas eléctricos incluidas los portones de los estacionamientos, los ascensores, el sistema interno de tuberías de aguas blancas, servidas y negras, han recibido (aunque con períodos de interrupción)  recibido un mantenimiento preventivo el cual nos ha garantizado un  funcionamiento más o menos de estos equipos

 El mantenimiento nos da un historial del cuidado que han recibido los equipos desde su instalación o puesta en marcha lo cual nos permite detectar si algún equipo han sufrido de alguna falla o compostura en el pasado y como fue corregida dicha falla. Esto

ser el deber ser, lamentablemente hemos carecido a lo largo del tiempo (de no ser por algún acta para recolectar el dinero mediante una erogación que requiera el consentimiento de una mayoría calificada de propietarios) de registros de mantenimiento. En la mayoría de los edificios -y el nuestro no es una excepción- no llevan registros detallados o las facturas de reparaciones en sus archivos que no tienen un registro permanente a lo largo del tiempo, pues cuando se instala una nueva junta desecha casi todos los registros y procedimientos de la anterior privado a la comunidad de una memoria sobre aspectos tan neurálgicos como lo es los mantenimientos mayores realizados a equipos como los ascensores o el sistema de bombeo por decir lo menos.

Con un registro adecuado de mantenimiento se podría evaluar el rendimiento y funcionamiento de los equipos, el rendimiento del personal y/o proveedores encargados de brindar el cuidado de cada equipo ya que estos registros vienen a ser una importante información sobre el funcionamiento adecuado y la vida útil de las piezas de recambio de un equipo en un momento dado. Dichos registros deberían contener los diferentes trabajos preventivos o correctivos realizados, fecha es que se realizó el mantenimiento, observaciones donde prevea y solicité trabajos correctivos para que el equipo no sufra un daño mayor, el requerimiento de piezas por cambiar a consecuencia del desgaste propio de los equipos.

Las bitácoras de mantenimiento son un respaldo del buen cuidado y del buen trabajo del área de mantenimiento del condominio. La estética, salubridad, seguridad…y el valor de nuestra propiedad  en juego.

¿El Pago y el mantenimiento en un segundo plano?

Solemos ver  un gran número de Edificios y Condominios, con hermosas formas y estructuras, y nos viene a la mente lo lindos que deberían haber sido cuando  eran ¨nuevos¨. Muchas veces para nuestro asombro los mismos tienen pocos años de construido, por lo que más allá de posibles problemas en su construcción, queda claro que han habido problemas aún más grandes de mantenimiento.

El mantenimiento de un edificio o condominio sobre todo cuando está nuevo, en muchas ocasiones se considera secundario, e incluso se tiende a olvidar hasta que el mismo deterioro o una determinada avería, nos muestra la diferencia entre haber tenido todas las instalaciones bien mantenidas, y las consecuencias de la falta de conservación, con los consiguientes extra costos. Está claro que estos son muchos más difíciles de asumir, que una factura mode
ra y oportunamente programada. Entre las razones más importantes para llevar adelante el mantenimiento oportuno e integral de un edificio o condominio, están las siguientes: estética, higiene, salubridad, seguridad, funcionalidad, entre otras.

¿Qué hacer?

 Tomando en consideración lo expresado en las párrafos precedentes es importante considerar lo que venimos expresando desde hace varios años y que sistemáticamente nosotros mismos como propietarios y arrendatarios hemos hecho caso omiso; me refiero a la implementación de un plan de mantenimiento sustentado en la creación de un FONDO DE CONTINGENCIA. Hemos insistido en que ya la dinámica de uso y abuso de nuestros sistemas necesitan de un remozamiento (pintura, plomería, albañilería, sistemas de bombas, ascensores, tuberías) es perentorio ocuparnos de ello. Pero para el logro de estos objetivos unos planificados y otros en contingencia, según vayan deteriorándose se necesitan recursos.  El condominio mensual ya no da para cubrir las reparaciones solo se debe emitir para pagar los gastos fijos (vigilancia, limpieza y sus insumos, bolsas de basura, agua, luz. Administración como insumos básicos) y los gastos adicionales resolverlos apelando a un fondo de contingencia. 

Es por ello que cada vez el tiempo y el deterioro del edificio nos va dando la razón. Traigo a colación experiencias que recogemos a lo largo la lectura de blogs de edificios, plataformas de condominio entre otras y es ponernos en el sacrificio de estructurar un fondo a través de los aportes de cada uno de los vecinos. Por ejemplo ya hay edificios en nuestro sector que han creado un fondo de 10$ cada dos o tres meses. Analizándolo con detenimiento una erogación de 10$ apenas representa el equivalente a 1 kg de carne; 2 refrescos; 1 Kg de queso (insumos que adquirimos a diario para nuestros hogares) ahora bien, 10 $ representan para un edificio como el nuestro 620$ pongamos cada tres meses lo que nos daría un monto de 2480 $ al año. Si tomamos en cuenta un año atrás eso nos hubiera permitido hacer todas las reparaciones que se han hecho desde hace un año en nuestro edificio y nos quedaría todavía un remanente. Claro, para hacer esto hay que tener en primer lugar claridad en nuestras prioridades. El condominio debe ser una prioridad como lo es el pago de los servicios, las deudas bancarias, la educación, entre otros insumos. Pero el caso es que (aunque no es el caso de nuestro edificio, salvo algunas excepciones) a veces dejamos el condominio para pagarlo en segundo plano, cuando hay personas que basan su sustento y sus ingresos en que nosotros como propietarios o locatarios cancelemos puntualmente nuestros pagos.

Finalmente debemos añadir que es necesario que nuestra comunidad tome conciencia del mantenimiento y sus formas de enfrentarlo para hacer de nuestro hábitat un lugar agradable, limpio, confortable en donde todo funcione adecuadamente. Esto nos los debemos a nosotros y a nuestra familia.

Carlos M. Ruiz P.

INFORME DE GESTIÓN

¿Cómo medir la gestión del administrador del condominio? 

Indicadores de gestión

Una reflexión que podrían plantearse los administradores y los propietarios de un condominio es acerca de los mecanismos que permitan evaluar los resultados de la gestión administrativa. Los deberes que deben cumplir los administradores, están especificados en la ley de propiedad horizontal y ya fueron mencionados en este blog. En esta oportunidad trataremos de dar un aporte acerca de los mecanismos que podrían utilizarse para evaluar la gestión del administrador y de la junta del condominio. El objetivo de la evaluación es el de detectar las oportunidades de mejora que existan en un momento dado. Estas mejoras pueden abarcar, entre otros, los campos administrativos –uso de los recursos- o en el área operacional – actividades realizadas- . Es importante tener en claro este enfoque de mejoras, de tal manera que esta actividad de revisión se realice con la mejor disposición de ánimo que sea posible. Por otra parte, es buena idea que los propietarios también tengan acceso a la información de la gestión realizada, ya que esto genera confianza en el proceso administrativo y tranquilidad en la comunidad.

Indicadores de gestión del proceso administrativo

La gestión administrativa puede medirse de diversas formas. Sin embargo, antes de entrar en detalle acerca de los instrumentos de medición, es oportuno mencionar, que es conveniente diferenciar el proceso de medición con la entrega de resultados. La idea de la evaluación es fijar estrategias tendentes a mejorar los resultados obtenidos. Es un complemento a la rendición de cuentas, ya que responde a la pregunta de si se están o no cumpliendo los objetivos de la administración.

Es correcto, toda organización debe tener objetivos bien definidos. De no ser así, no se podrá medir los resultados versus una referencia que se haya establecido previamente.

 

La medición nos permite saber que tan cerca estamos de los resultados deseados, es decir, los resultados de nuestras acciones estratégicas.Existen muchas actividades del proceso administrativo que se pueden monitorear y medir, por ejemplo,  limpieza y mantenimiento en general donde podría medirse la frecuencia y calidad de esta labor, tiempo de respuesta a los requerimientos de información de los propietarios, seguridad de las instalaciones donde puede haber proyectos de adquisición e instalación de sistemas de control de acceso, registro y control de incidentes, pruebas a los sistema de video,  transparencia de las contrataciones de proveedores y muchos otros más.

En este post, nos concentraremos en las áreas siguientes que pueden tomarse en consideración a la hora de plantearse objetivos administrativos en los condominios, y por consiguiente los indicadores de gestión:

1. Difusión de información confiable y oportuna a los propietarios

El manejo de la información sobre eventos ocurridos o actividades realizadas en el condominio, no debe estar restringido al administrador y la junta de condominio, aportándoles a los propietarios solo lo que deben saber. Es evidente que hay detalles administrativos  cuya difusión no agrega  valor a ninguna de las instancias involucradas. En cuanto a los indicadores que pudieran utilizarse podemos sugerir, el tiempo de respuesta a los requerimientos de información – que puede mejorarse con un sistema de información adecuado – . Este indicador es sencillo: solicitudes de información contestadas entre solicitudes recibidas en un periodo dado. Difusión oportuna de los resultados de la gestión y de los recursos financieros de la comunidad, resultados de las estrategias en el área de seguridad, indicadores de los incidentes del periodo comparado con los periodos anteriores, reportes de fallas de portones de acceso por periodo,  reportes de incidentes en el área adyacente al condominio por periodos.

Es importante plantearse que los indicadores de gestión están asociados a resultados de estrategias que se definen para alcanzar un objetivo. Por ejemplo: Un objetivo podría ser: Para el primer semestre del año se reducirán en un 30%  las fallas reportadas en los portones de acceso al estacionamiento. Ese sería el objetivo y las estrategias serian como se va a alcanzar dicho objetivo. Es importante hacer seguimiento a los resultados – al indicador – para tomar las acciones o ajustes a las estrategias que aseguren el resultado planteado, y sobre todo en el tiempo establecido. También es importante hacer públicos los resultados alcanzados (difusión).

2. Manejo del consumo de los recursos (Gastos)

Uno de los aspectos que más preocupa a los propietarios es la forma en que se invierten los recursos del condominio. Es importante, además de los informes que se entreguen en el rendimiento de cuentas a la junta, que se muestre en forma sencilla a los propietarios los avances que se han tenido en cuanto a la administración del dinero del condominio. Estos avances, como ya se ha establecido en los párrafos anteriores, deben medirse y para ello deben también establecerse los objetivos correspondientes. Un ejemplo de objetivo podría ser, para el primer trimestre de este año, reducir la deuda con los proveedores en un 80%, también, para otra fecha dada, reducir la inversión de productos de limpieza en un 25%. Todo ello podría mostrarse, entre otras cosas, en un balance general y en un reporte de gastos por periodo. 

En cuanto al manejo de los gastos, la siguiente imagen muestra, por categorías, los gastos en que se incurrió en un periodo determinado

 3. Manejo de la recuperación de capital del condominio (Cobranza)

Otro aspecto que es susceptible de ser planificado y medido en la gestión administrativa, es el proceso de cobranza. La administración no puede conformarse con realizar la labor de emisión y entrega de los recibos de cobro – o avisos de cobro – sino también velar por que los propietarios realicen los pagos correspondientes. Un indicador muy usado por los administradores es en el que se presenta en forma gráfica la cobranza de los últimos 12 o 6 meses. Esta forma de reportar la cobranza puede reflejar en cierta forma los avances que se tengan en el proceso de cobranza.

En Condominio Express, se plantea un indicador que mide lo que se cobró en un periodo dado versus lo que se debió haber cobrado, que es, a nuestro modo de ver, un indicador más claro de la gestión de cobranza. La siguiente figura ilustra esto: 

Entre los años 2013 al 2016 se implementó un sistema de gestión de resultados de los pagos de los condominios (se puede consultar en este mismo blog) para ello se creó un parámetro que lo llamamos índice de solvencia y simplemente era un porcentaje de los aptos que estaban solventes más los que debían hasta 2 recibos. Este índice nos permitió la comparación del pago de las cuotas mensuales y nos dio la idea de la solvencia del edificio y a la vez fungía de un índice evaluativo de la gestión. Huelga decir que dicho parámetro siempre tuvo un valor alto (superior al 85%) lo cual es indicativo de la calidad de pagadores que representa nuestra comunidad del edificio Clavel.

4. Manejo de la relación con los proveedores de productos y servicios.

Así como es importante la medición del desempeño de la gestión de cobranza, resulta útil también tener estrategias para la mejora en el manejo de las cuentas por pagar. Administrar estas cuentas es sumamente importante ya que esto determina  la relación que tiene el condominio con sus proveedores de productos y servicios. En forma similar al manejo de la cobranza, se acostumbra a usar el monto pagado en un periodo como indicador de la eficiencia en la gestión de pagos. Es un indicador muy simple pero puede ser suficiente en algunos casos, pero si se desea tener un mayor control de la gestión de las cuentas por pagar, sería bueno establecer un objetivo y medirlo con frecuencia para determinar la efectividad de las estrategias definidas para alcanzarlo. Condominio Express, contempla la emisión de un indicador en forma gráfica que muestra por periodo los pagos realizados versus los pagos que debieron haberse realizado en dicho periodo. Los pagos que debieron realizarse representan el objetivo del periodo. La figura siguiente muestra esto:

 Conclusiones

El tema de los indicadores de gestión es bastante amplio y es recomendable investigar los conceptos relacionados de tal manera que se puedan tener los elementos de juicio suficientes para ponerlos en práctica. En Software Express, pensamos que el uso de los indicadores de gestión es una buena estrategia para medir los avances en el cumplimiento de las metas que se plantee la administración.  Recomendamos que se seleccionen cuidadosamente los indicadores y el número de  los mismos,  de tal manera que realmente aporten valor y significado al proceso administrativo. Los indicadores de gestión que Condominio Express contempla explícitamente, fueron concebidos de esa manera,  aunque, como se mencionó en la sección 1, existen todavía muchas áreas de aplicación de los  instrumentos de medición

Carlos M. Ruiz P.